STRUKTUR DAN DESAIN ORGANISASI
- Pengertian Struktur dan Desain Organisasi
Struktur adalah cara sesuatu disusun atau dibangun
organisasi yang merupakan suatu wadah berkumpulnya minimal dua orang untuk
mencapai sebuah tujuan. Struktur Organisasi adalah Suatu susunan dan
hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam
menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.Struktur
organisasi adalah bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompok- kan,
dan dikoordinasikan secara formal.Struktur organisasi ialah susunan pembagian
tugas secara formal yang ada dalam sebuah organisasi.
Selain memiliki struktur, organisasi juga memiliki desain
organisasi.
desain organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya
sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja
jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau
tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur
organisasi.
Struktur organisasi-organisasi memberikan kerangka yang
menghubungkan wewenang karena struktur merupakan penetapan dan penghubung antar
posisi para anggota organisasi. Jika seseorang memiliki suatu wewenang, maka
dia harus dapat mempertanggungjawabkan wewenangnya tersebut.
Pada umumnya orang akan menganggap struktur sama dengan
desain organisasi. Sesungguhnya desain organisasi merupakan proses perkembangan
hubungan dan penciptaan struktur untuk mencapai tujuan organisasi. Jadi
struktur merupakan hasil dari proses desain. Proses desain merupakan suatu
kegiatan yang bersifat kontinu dan dirancang oleh manajer. Apapun bentuk atau
hasil dari proses desain tersebut, para perancang desain organisasi harus
merancang sebuah organisasi yang dapat membuat organisasi tersebut tetap
bertahan hidup. Selain itu pemilihan desain organisasi tersebut akan menentukan
besar kecilnya organisasi.Setiap ukuran organisasi akan memberikan keuntungan
masing-masing, namun diharapkan tercapainya tujuan organisasi dan juga
eksistensi dari organisasi.
2.
Tiga Dimensi Struktur Organisasi
A. Kompleksitas
Mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam
organisasi termasuk di dalamnya tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian
kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki organisasi serta tingkat sejauh mana
unit-unit organisasi tersebar secara geografis.
Diferensiasi :
Diffrensiasi
horizontal, merujuk pada tingkat
diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggota, sifat dari
tugas yang dilaksanakan, dan tingkat pendidikan dan pelatihannya.
Spesialisasi adalah pengelompokkan aktivitas tertentu
yang dilakukan satu individu.
Spesialisasi fungsional = pembagian kerja.
Spesialisasi social =
individunya yang dispesialisasi
Departementalisasi : cara organisasi secara khas
mengkoordiinasikan aktivitas yang telah dideferensiasi secara horizontal. Misal
: Berdasarkan fungsi; geografis;produk; proses
Diffrensiasi
vertical, merujuk pada kedalaman
struktur
Misal : organisasi berbentuk tall atau flat, tergantung
dari rentang kendali (span of control)
Diferensiasi
Spasial, tingkat sejauh mana lokasi dari
kantor,pabrik, dan personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis.
B. Formalisasi
Formalisasi, yaitu sejauh mana organisasi menyandarkan
dirinya pada peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku dari para
pegawainya.
Keuntungan adanya standarisasi :
Standarisasi
perilaku akan mengurangi keanekaragaman
Memudahkan
koordinasi
Adanya
penghematan
Formalisasi :
a.
Bersifat eksternal bagi pegawai, peraturan, prosedur, dan aturan
ditetapkan secara terinci, dikodifikasi, & dilaksanakan melalui pengawasan langsunng
b.
Perilaku yang diinternalkan, melalui nilai, norma
Teknik-teknik Formalisasi
Seleksi
Persyaratan
peran
Peraturan, prosedur,
dan kebijaksanaan.
Pelatihan
Ritual.
C. Sentralisasi
Sentralisasi, tingkat di mana pengambilan keputusan
dikonsentrasikan pada suatu titik
tunggal di dalam organisasi
Hambatan sentralisasi :
Hanya
memperhatikan struktur formal.
Memperhatikan
kebebasan dalam pengambilan keputusan.
Konsentrasi pada
seseorang, unit atau tingkat.
Kontrol dari top
manajemen, tetapi keputusan tetap terletak pada anggota tingkat rendah.
Keuntungan desentralisasi :
setiap manajer
mempunyai keterbatasan terhadap jumlah informasi
Dapat menanggapi
perubahan dengan cepat.
Memberi masukan
lebih rinci bagi pengambil keputusan.
Memotivasi
pegawai untuk memberi kesempatan dlm pengambilan keputusan.
Memberi peluang pelatihan
bagi manajer tingkat rendah.
Keuntungan sentralisasi :
Keputusan
komprehensif yang akan diambil.
Penghematan dan
lebih efektif
3.
Empat keputusan Manajerial
Empat keputusan manajerial yaitu:
Keputusan
terprogram (programmed decision)
Keputusan yang
dibuat untuk menangani situasi / masalah yang cukup sering terjadi, sehinnga
pembuat keputusan dapat membuat aturan-aturan pembuatan keputusan untuk
diterapkan di masa depan. Misalnya keputusan untuk memesan persediaan ketika
persediaan berada pada level tertentu.
2. Keputusan
tidak terprogram (nonprogrammed decision)
Keputusan yang
dibuat dalam menanggapi situasi yang unik, tidak familier dan tidak terstruktur
serta menimbulkan konsekuensi-konsekuensi penting bagi organisasi.banyak
keputusan tidak terprogram melibatkan perencanaan strategis, karena
ketidakpastiannya begitu besar dan keputusan merupakan hal yang sangat
kompleks.
Kepastian ,
resiko, ketidakpastian dan ambiguitas
Kepastian
(certainly)Ø
Terjadi jika
ionformasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan tersedia dengan lengkap.
Para manager memiliki informasi mengenai kondisi biaya operasi, biaya,
batasan-batasan sumber daya, dari masing-masing tindakan serta kemungkinan
perolehan hasil yang akan diperoleh
Ø Resiko (risk)
Terjadi apabila
sebuah keputusan memiliki sasaran yang jelas dan didasarkan pada informasi yang
baik, namun konsekuensi masa depan dari masing-masing alternative keputusan
tidak pasti. Analisis statistic dapat digunakan untuk mengalkulasi kemungkinan
keberhasilan atau kegagalan. Ukuran resiko dapat mengidentifikasikan
kemungkinan kegagalan suatu alternative dimasa depan.Ø Ketidakpastian
(uncertainly)
Berarti manajer
mengetahui sasaran mana yang ingin diraih tetapi informasi mengenai alternative
dan kejadian masa depan tidak lengkap. Manajer tidak memiliki informasi yang
cukup jelas mengenai berbagai alternative atau untuk mengestimasi resikonya.
Factor-faktor yang dapat mempengaruhi keputusan seperti harga, biaya produksi,
volume atau tingkat suku bunga. Masa depan sulit di analisis dan diprediksi.Ø
Ambiguitas (ambiquity)
Ambiguitas
selama ini dianggap sebagai situasi keputusan tersulit yang harus dilakukan.
Ambiguitas memiliki arti bahwa sasaran-sasaran yang harus diraih/masalah yang
harus dilakukan tidak jelas.
4.
Dimensi Struktur Organisasi
Dalam kasus-kasus tertentu, ahli organisasi menggunakan
pengukuran-pengukuran untuk menjelaskan
dimensi-dimensi dalam organisasi, diantaranya adalah :
Ukuran : jumlah
anggota dalam organisasi.
Komponen
administratif : persentase total jumlah anggota yang menjalankan tugas tanggung
jawab administratif.
Rentang kendali
: jumlah bawahan yang menjadi yanggung jawab seorang manajer.
Spesialisasi :
jumlah kekhususan yang dilakukan dalam organisasi.
Standardiasai :
adanya prosedur-prosedur untuk mengatur peristiwa yang berulang.
Formalisasi :
sejauh mana aturan-aturan dan komunikasi yang dilakukan secara tertulis.
Sentralisasi :
konsentrasi wewenang pengambilan keputusan.
Kompleksitas :
jumlah diferensiasi vertikal, jumlah unit atau departemen.
Delegasi
wewenang : rasio antara jumlah keputusan manajerial spesifik yang didelegasikan
pucuk pimpinan, dan jumlah yang diputuskan sendiri.
Integrasi :
kualitas kerja sama diantara unit-unit yang dibutuhkan untuk menyatukan tujuan,
atau rencana-rencana dan umpan balik yang digunakan untuk mengkoordinasikan
unit-unit.
Diferensiasi :
jumlah fungsi-fungsi khusus yang dijalankan dalam organisasi, atau perbedaan
dalam orientasi kognitif dan emosional diantara pada menejer dari departemen
yang berbeda.
5.
Model Desain Organisasi
1. Model organisasi mekanistik
Yaitu model yang menekankan pentingnya mencapai produksi
dan efisiensi tingkat tinggi. Henry Fayol mengajukan sejumlah prinsip yang
berkaitan dengan fungi pimpinan untuk mengorganisasi dan empat diantaranya
berhubungan dengan pemahaman model mekanistik yaitu:
Prinsip
Spesialisasi yaitu merupakan sarana terbaik untuk mendayagunakan tenaga
individu dan kelompok.
Prinsip
Kesatuan Arah yaitu semua pekerjaan harus dikelompokkan berdasarkan keahlian.
Prinsip
Wewenang dan Tanggung jawab yaitu manager harus mendapat pendelegasian wewenang
yang cukup untuk melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.
Prinsip Rantai
Skalar yaitu hasil alami dari pelaksanaan ketiga prinsip sebelumnya adalah
rantai tingkatan manajer dari peringkat wewenang paling tinggi sampai dengan
peringkat paling rendah. Rantai scalar adalah jalur keseluruhan komunikasi
vertical dalam sebuah organisasi.
2. Model Organik
Yaitu menekankan pada pentingnya mencapai keadaptasian
dan perkembangan tingkat tinggi. Desain organisasi ini kurang mengandalkan
peraturan dan prosedur, wewenang yang disentralisasikan atau spesialisas yang
tinggi.
Model organik desain organisasi merupakan kontars dari
model mekanistik. Karakteristik dan praktek organisasi yang mendasari model
organik sama sekali berbeda dari karakteristik dan praktek yang mendasari model
mekanistik. Perbedaan yang paling mencolok antara kedua model itu berasal dari
criteria keefektifan yang berbeda yang ingin diusahakan sebesar-besarnya oleh
masing-masing model. Jika model mekanistik berusaha untuk mencapai efisiensi
dan produksi secara maksimum, maka model organik berusaha untuk mencapai
keluwesan dan keadaptasian yang maksimum. Organisasi organik bersifat luwes dan
dapat beradaptasi dengan tuntutan perubahan lingkungan karena desain
organisasinya mendorong untuk lebih mendayagunakan potensi manusia.
6.
Faktor Penting dalam Mendesain Organisasi
Desain organisasi telah menjadi inti kerja manajerial
karena usaha-usaha sebelumnya untuk mengembangkan teori manajemen. Kepentingan
keputusan desain telah menstimulasi minat yang besar atas topik bahasan.
Manajer dan pakar teori perilaku organisasi dan peneliti telah berkontribusi
terhadap apa yang disebut sebagai bahan bacaan yang dapat dipertimbangkan.
Manajer yang menghadapi perlunya mendesain struktur organisasi adalah pada
posisi kehilangan ide. Sangat berbeda, bahan desain organisasi telah mempunyai
sejumlah ide yang menimbulkan konflik yakni bagaimana suatu organisasi didesain
mengoptimalkan efektivitas
Cara manajemen mendesain organisasi harus mengingat
dimensi struktur organisasi. Bagaimana kombinasinya mempunyai dampak langsung
atas efektivitas individual, kelompok dan organisasi itu sendiri. Manajer harus
mempertimbangkan sejumlah faktor ketika mendesain organisasi, di antar satu
yang sangat penting adalah teknologi, sifat kerja itu sendiri, karakteristik
orang yang melakukan kerja, tuntutan lingkungan organisasi, keperluan untuk
menerima dan memproses informasi dari lingkungan tersebut, dan keseluruhan
strategi yang di pilih organisasi untuk berhubungan dengan lingkungan.
7.
Implikasi Manajerial Desain dan Struktur Organisasi.
Dapat menghasilkan struktur atau susunan yang berkualitas didalam suatu organisasi, karena ada teori yang mengatakan posisi adalah kualitas maka setiap orang yang menempati posisi yang ia kuasai dalam suatu organisasi akan menghasilkan kontribusi besar dalam suatu organisasi tersebut. itulah alasan mengapa diperlukan implikasi manajerial desain dan struktur organisasi.
Dapat menghasilkan struktur atau susunan yang berkualitas didalam suatu organisasi, karena ada teori yang mengatakan posisi adalah kualitas maka setiap orang yang menempati posisi yang ia kuasai dalam suatu organisasi akan menghasilkan kontribusi besar dalam suatu organisasi tersebut. itulah alasan mengapa diperlukan implikasi manajerial desain dan struktur organisasi.
http://kutamz-desain.blogspot.co.id/2015/06/struktur-dan-desain-organisasi.html